Mik az előnyei a papírmentes munkahelyen?

Az emberek először kezdett beszélni a papírmentes iroda , a 70-es években . Egészen a közelmúltig, ez volt csak egy álom, hogy úgy gondolja, hogy lehet futtatni a vállalkozás nem papíralapú dokumentumokat . Ma már ez a valóság , köszönhetően olcsó adattároló és gyorsabb hálózati képességeket . A papírmentes iroda utal a számítógépes tárolása dokumentumok , és ha helyesen hajtják végre , a folyamat számos előnye van . Hozzáférés a Dokumentumok Bárhol

A papírt egy iratszekrény , egy személy kell, hogy legyen az irodában, hogy a dokumentum , vagy meg kell tennie a fájlt vele. A papírmentes iroda lehetővé teszi a munkavállalók hozzáférést dokumentumokat bárhol , hogy van egy számítógépes kapcsolat , többek között egy okos telefon . Ez lehetővé teszi a munkavállalók , hogy hatékonyabb , ha dolgozik a távoli területeken.
Documents könnyen megtalálható

rész létrehozása papírmentes iroda annak meghatározása, hogy a fájlok lesznek nevét. Ezután könnyen megkeresheti a fájlt a fájlnév . Ha nem tudja a fájl nevét , akkor elvégzi a keresést bizonyos kulcsszavak a dokumentumban, és keresse meg így. A vállalkozás, amely foglalkozik számlaszámokat vagy meghatározzák követési számokat a dokumentumokhoz , dokumentumokat lehet keresni, és könnyen meg ezeket a számokat. A dokumentum hivatkozik a nevét vagy a város tartózkodási anélkül, hogy a különböző fájlok minden egyes kategóriában.
Biztonságosabb dokumentumok

Fontos dokumentumok iratszekrény lehet örökre elveszett a tűz vagy más katasztrófa. Papírmentes tárolt dokumentumok elektronikusan könnyen alátámasztani. A hát lehet távoli , és távol van az irodájától . A mentett dokumentumokat , akkor lehet, és gyorsan újra futni . Megsemmisítése papíralapú dokumentumok azt jelentheti a megsemmisítése az üzleti és bevételi forrást . A megfelelő biztonsági intézkedések , ez sokkal nehezebb , hogy valaki betörjön elektronikus fájlok és ellopják őket , mint betörni egy iroda , és ellopja a bizalmas ügyfél- vagy ügyfél- információkat .
Szempontok

A legalább két mentést a dokumentumok , az egyik távoli . Használja a professzionális szoftver készült irodát létrehozni a papírmentes dokumentumokat. Van egy folyamat helyett archívum régebbi elektronikus dokumentumok és nevezze meg azokat a felismerhető módon , talán magában a létrehozás dátumát részeként a nevét. Mindig titkosítani az érzékeny adatok védelmére . Azonban ne papíron is professzionális engedélyek és bizonyos aláírt dokumentumokat .